Réunion préparatoire de notre journée associative

Dimanche 06 février 2011 (compte rendu)
lundi 7 février 2011
par  André Boucq
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Nous avons reçu confirmation vendredi 04 février que nous disposerions du centre social de la briqueterie pour notre journée associative.

Une réunion s’imposait rapidement pour effectuer l’organisation de celle-ci.

Au programme :

Simultanément le matin :

-Un run de camions qui traversera l’entité Cominoise et qui sera accessible aux personnes à mobilité réduite. Ce run sera escorté d’une équipe de motard qui sécurisera l’ensemble du parcours.

-Une ballade nature organisée et dirigée par Martin Windels dans la réserve naturelle de Ploegsteert.

12h00
- Un repas sera servit à partir de midi. A l’heure actuelle, nous nous posons encore la question du menu, etc. Notre traiteur habituel et fritier n’étant peut être pas disponible !

14H00 à 18H00 L’après midi, tout comme l’an dernier, un spectacle très varié : Rock, variété, crooner et transformistes agrémenteront celle-ci. Ce programme avait déjà été envisagé lors de notre dernière réunion, mais les acteurs de cette activité confirment leur présence et bénévolement comme l’an dernier !

Le débat organisation :

Les demandes etc., (Qui fait quoi ?).

- Une lettre pour le Bourgmestre l’avertissant et lui demandant son soutient comme pour les années précédentes. (Martin)

- Préparer une lettre de demandes officiels pour la commune sur base de celle de 2010 tout en pensant à y ajouter : les tables et chaises, ainsi que 2 plateaux supplémentaire pour le podium soit au total ; 6 plateaux de 2mètres sur 1,50m car cette année il devrait y avoir une batterie supplémentaire dans l’orchestre de Gilbert vervicht ! (André - Martin)

- La demande d’autorisation du Run : La loi ayant changé, la demande pour de tels mouvements de groupe est plus complexe. ( Martin)

- Contacter Marie-Ange « concierge de la briqueterie » voir pour disponibilité de la salle la veille. Ainsi qu’un rendez vous pour établir un plan de salle ! (Lio et Marco)

- Préparer la commande pour la Brasserie Vanuxeem (Dominique,Daniel Charlet, Marco).

- Contacter Francis Gacquière pour les bennes à ordures. (Martin)

- Contacter Stéphane Debruyne pour organiser une conférence de presse le jeudi 7 avril 2011 au Relais du Gheer. (André)
- Contacter les blogs, site régionaux, et journalistes pour la conférence de presse. (André et Martin)

- Voir Michel et Daniel Gheeraert pour les toilettes handi.

- Voir Francis Soete et Pierre pour les tickets « faut-il vraiment changer de système ? » (Le premier qui les rencontre) et on en rediscute en réunion !

- Publicité dans le VIVRE A COMINES. Attention ne pas communiquer de numéro de compte sur la publicité. (André)

- Document pour la SABAM. (Marco)

- Contacter l’assurance V.D.M pour la salle et les bénévoles présents ce jour là. (André ou Marco)

- Organiser deux réunions : L’une concernant l’organisation de toutes les activités de la journée Chez Christiane et Daniel « spectacle, Run, Ballade nature ». (André)

L’autre concernant l’organisation globale de la journée « le service, la tombola, la préparation de la salle, etc.,… Chez Michel. (André).

Pour les repas, sur réservation uniquement, les places étant limitées. (André).

Les comptes annuels ont également étaient exposés lors de cette réunion, nous sommes fiers des investissements matériel effectués cette année et des services rendus aux différents demandeurs !

La réunion débutée à 15H00 se clôtura vers 18H00.

Merci à tous, et je reste à votre disposition pour plus de renseignements.

Boucq André et Boucq Lionel